[Tutorial] Mailmerge met OpenOffice.org

[RPG]

Mailmerge met OpenOffice.org
Een mailmerge met OpenOffice.org is betrekkelijk eenvoudig. De gegevensbronnen spelen hierin een centrale rol.

Als je een brief moet opstellen selecteer dan vooraf een tabel of query in de gegevensbronnen.

Open eerst de gegevens bronnen met F4 of
menu --> Beeld --> gegevensbronnen.

Selecteer dan de gewenste bron en daarna de tabel of query.

Om een selectie te maken
Als je grote tabellen heb kan het gemakkelijk zijn om eerst een query te maken maar ook achter af kan er geselecteerd worden met de mogelijkheden die de gegevensbronnen bieden: record zoeken en standaard filter.

Opstellen brief
Maak de inhoud van de brief en sleep uit de gegevensbronnen de velden die je in de brief nodig hebt. Ga niet naar een veld maar naar de veldtitel en sleep de veldtitel naar de brief. Je ziet dan bij standaard instellingen dat er een grijsveld komt op de plaats waar je het neerzet. Er komen wel veldnamen maar er komt geen inhoud. De veldarceringen (het grijze ) kan met menu --> beeld --> veldarceringen al of niet zichtbaar gemaakt worden.

Geen assistent gebruiken
Voor de duidelijkheid deze tutorial maakt geen gebruik van een assistent. Het werkt ook niet als je de assistent gebruikt.

Afdrukken
Als de brief klaar is laat het dan afdrukken er opent zich dan een popup waarbij de geselecteerd tabel en records zichtbaar zijn. Er kan opnieuw geselecteerd worden maar dat gaat niet verder dan wat mogelijk was in de gegevensbronnen. Ook kun je kiezen of je het op papier wilt afdrukken of naar een file of meerdere files.

Opmerkingen

Meer tabellen
Voorzover ik nu weet moet een standaard brief gebaseerd zijn op een enkele tabel. Deze tabel mag wel zijn samengesteld uit meerdere tabellen met behulp van een query. Een standaard brief maken die velden uit verschillende tabellen wil hebben kan dus niet. Wel kan er een tekst uit een andere tabel gesleept worden maar dat is dan gewoon tekst en geen veld.

Romke