Problemen bij het aanmaken van een query

[Peterlein]

Hallo,
Niet echt een probleem met open office zelf, maar mij ontbreekt gewoon de kennis. Om eerlijk te zijn, ik ben nogal een leek op het vlak van computer en open office in het bijzonder.

Ik kan wel een bestand maken, althans dat is mij gelukt, om mijn verzameling strips mooi alfabetisch in onder te brengen.

Mijn probleem is nu dat ik niet het ganse bestand wil afprinten, het bestand met alle titels. Ik zoek eigenlijk een manier om een handig overzicht te krijgen waarbij enkel het allerlaatste nummer van elke stripreeks, alfabetisch wordt weergegeven. Zodoende kan ik snel overzien tot welk nummer ik reeds in bezit heb en welke het volgende nummer is waar ik naar moet zoeken. Dus een overzicht met enkel de informatie die er toe doet op het moment dat ik mijn lijst in de winkel bovenhaal.

In eerste instantie dacht ik dit af te printen en dus alles op papier te hebben, maar een ander probleem is dan, dat dit snel verouderd wordt omdat er ondertussen aangekochte strips in mijn stripbestand worden bijgeschreven en dit niet zichtbaar is op het afgedrukte.

Ik heb mijn hoofd al lopen breken over hoe ik dan het afgeslankte bestand met alle laatste nummers van elke stripreeks op mijn gsm zou kunnen bekijken. Hoef ik meteen ook geen papier en inkt meer te verbruiken, goed voor het milieu en ik ga er van uit, ook altijd up-to-date.

Mogelijk is het twee keer niets om het verlangde te kunnen bekomen in open office, maar vergeet niet dat ik echt een leek ben in deze materie.

Dank bij voorbaat voor jullie hulp in deze, deze zal ten zeerste gewaardeerd worden.

[RPG]

Het is niet zo gemakkelijk om een eenduidig antwoord op alles te geven.

Backups
Je hebt al veel tijd besteed aan het intypen van je gegevens zorg ervoor dat je reserve kopieën hebt.

GSM
Ik heb het idee dat gegevens gemakkelijk op een telefoon op geslagen kunnen worden of anders via Google toegankelijk gemaakt kunnen worden. Verwacht ook niet teveel in één keer. LibreOffice schijnt ook een versie te hebben die op een telefoon werkt.

Query
Ik ga er vanuit dat je al OpenOffice-Base gebruikt. In base kun je gemakkelijk de kolommen anders rangschikken. Ook is het mogelijk om in een query een zoek mogelijkheid op te geven. Je kunt bijvoorbeeld een schrijver of alleen de begin letters op te geven. En elke keer bij het vernieuwen van de query wordt opnieuw gevraagd naar deze gegevens die anders kunnen zijn.

Tabellen en Query's
Wanneer je de tabellen of query's toont is het mogelijk om hier van delen te tonen door te filteren of te sorteren. Dit leren filteren of sorteren is misschien wel het belangrijkste. Naar mijn idee betekent het filteren en sorteren dat je gemakkelijk met je gegevens omgaat.

Formulieren
Bij formulieren wordt het moeilijker en dat vraagt ook meer kennis.

Te moeilijk
Als het bovenstaande te moeilijk is dan is het beginnen met het verzamelen van gegevens in een simpele tabel in een spreadsheet vaak het beste. Maak hier van een databasebereik. Je kunt met zo'n eenvoudige tabel al heel veel database ervaring opdoen.
Het begin is altijd het verzamelen van gegevens in duidelijk tabellen.

[RPG]

Opzetten van een database
Het maakt niet uit in welk programma de database is opzet. Wat wel belangrijk is: zijn de gegevens opgeslagen op een manier zodat de vragen die je stelt aan de database beantwoordt kunnen door het programma.

De gestelde vragen hier zijn:
Stripreeks,
Titel van iets,
Nummer van een strip of stripreeks of beide,
Bezit ik het artikel,

Wanneer deze kolommen in de tabellen staan is het niet moeilijk om het gewenste op te vragen.

Naar mijn idee is het verzamelen van gegevens in een mooie tabel het belangrijkste. Wanneer de gegevens goed in de tabel staan is de volgende stap hoe vraag ik de gegevens op uit de tabel. Vaak is dit gewoon een reeks muisklikken. Het grootste probleem is dat beginners vaak te grote wensen hebben die niet zo gemakkelijk zijn te realiseren. Ergens anders heb ik al geschreven beginners doen er goed aan om macroś en een uitbundig gebruik van formules te vermijden. Verzamel de gegevens en bevraag de gegevens dat is vaak het belangrijkste

Beschrijf maar eens hoe je database er uit ziet.

[Peterlein]

Hallo RPG !

Dank je voor je reactie en je analyse van mijn probleem.

Mijn tabel 'stripverhalen' is, volgens mij althans, niet ingewikkeld. Mijn tabel is als volgt opgebouwd; namen van de tekenaar en schrijver, naam stripreeks, naam stripalbum, nummer stripalbum, naam uitgeverij, jaartal uitgave strip, opmerkingen. Ik heb al geprobeerd en ik krijg zonder probleem een afgeslankte, enkel de 3 gevraagde gegevens, query database van hetzelfde aantal strips in totaal en dus niet enkel de laatste nummer van elke stripreeks. Ik heb totaal geen idee hoe of wat ik voor criterium moet gebruiken om wat ik wens te bekomen, te verkrijgen.

De gegevens die ik wil distilleren om gemakkelijk bij de hand te hebben zijn; naam stripreeks, naam stripalbum en nummer stripalbum. De bedoeling is om van elke stripreeks enkel het laatste nummer in mijn bezit weer te geven. Dus mocht ik van een stripreeks 8 titels hebben, dan enkel de 8e titel, niet de eerdere 7. En dit voor elke stripreeks in alfabetische volgorde.

Ik heb nog een vraagje in verband met Openoffice op gsm. Hoe krijg ik dat een query tabel op mijn gsm ?
Een tablet gebruikt ook apps, kan ik daar dan ook Libreoffice op gebruiken ? Ik weet hoe ik een database op mijn tablet krijg, maar niet hoe op mijn gsm.

Alvast dank voor je geduld en begrip. Niet vergeten ! Ik ben geen kenner.

Groeten,

Peter.

[RPG]

Voorlopig hebben we het alleen over het wennen aan omgaan met tabellen.

Computer programma zijn erg goed in het organiseren van gegeven. Wat je nu zoekt is het groeperen van gegevens en van die gemaakte groepen wil je het max nummer van een ander veld. Dat is aan te klikken.

Wanneer je de gegevens verzameld hebt in een minder krachtige database bijvoorbeeld een werkblad dan kan het niet in OpenOffice-Base. Dat is in het geheel geen probleem want OpenOffice-Calc kent zogezegd een draaitabel pivottable op zijn Engels en dat doet min of meer het zelfde.

Google Docs
Je wilt je gegevens op je mobiele telefoon. De door jouw gemaakte tabel met alle gegevens naar mijn idee zo op een smartphone. Je moet geen foto's of andere plaatjes in je tabel hebben dan wordt het misschien te groot. Google Docs kan je tabel ook echt mooi voor je filteren op steeds verschillende manieren.

Gebruik van geheugen
Het filteren en anders tonen van teksttabellen en getallen kost voor huidige computers en smartphones niet zoveel moeite. Ik zou voorlopig wel een poosje op de computer oefenen om te wennen.

Wat staat er bij het openingsscherm van je database links onder in het venster?

[RPG]

De gegevens die ik wil distilleren om gemakkelijk bij de hand te hebben zijn; naam stripreeks, naam stripalbum en nummer stripalbum. De bedoeling is om van elke stripreeks enkel het laatste nummer in mijn bezit weer te geven. Dus mocht ik van een stripreeks 8 titels hebben, dan enkel de 8e titel, niet de eerdere 7. En dit voor elke stripreeks in alfabetische volgorde.

Ik zie bij de tweede keer lezen dat je het feitelijk niet meer over het hoogste nummer hebt maar over een titel die hoort bij het hoogste nummer dat maakt het ook gecompliceerder. Dat betekent waarschijnlijk ook dat je een echte database nodig hebt en niet alleen een draaitabel.

[Peterlein]

Er zitten geen afbeeldingen in mijn database en onderaan links mijn scherm staat het volgende 'ingebedde database' - 'HSQL database'.

Sorry, geen idee wat je bedoelt met draaitabel ?

Indien het eenvoudiger is om het resultaat te behalen dat ik mijzelf wens zonder de titelnaam van het betreffende nummer, dan is dit voor mij ook wel een uitkomst.

Cheers,

Peter.

[RPG]

Vanwege je gebrek aan kennis heb je veel verwaarloosd. Je had misschien ook eerder op dit of op het Engelstalig forum moeten kijken. Programma's zoals OpenOffice hebben echt veel kennis nodig niet alleen van het gewenste maar ook van niet gewenste kennis.

Niet gewenste kennis is: Maak backups in geval van database corruptie.
Je moet weten hoe je reserve kopieën maakt en dit ook daadwerkelijk doen. Er komen nog wel meer stappen voor we verder gaan met de feitelijk vraag.

[RPG]

Voordat we verder kunnen gaan met de feitelijk vraag moet je de database opruimen van overbodigheden. Dit gebeurt met de SQL opdracht.
menu --> Extra --> SQL
daar type je het volgende in:

Code: Selecteer alles

checkpoint defrag

.
Maak een backup voor dat je doet het na afloop nog eens.

[RPG]

onderaan links mijn scherm staat het volgende 'ingebedde database' - 'HSQL database'.

Probeer de gevraagde velden te groeperen en het veld met het daar vraag je het maximum van. De HSQL database kan dat.
Als de query voldoet is het mogelijk daarna de query te sorteren of te filteren.

Je moet niet zo bang maar wel zorgen voor kopieën. Ook moet je gewoon op de knoppen klikken en de helpfile lezen.

[Peterlein]

Ik heb de instructies gevolgd, kopie gemaakt en query gemaakt na sql.

Ik heb getracht om via filter en de criteria maximum en ook via query maken in ontwerpweergave, maar geen goed resultaat.

in de ontwerpweergave krijg ik steeds foutberichten en wanneer ik in de query de filter gebruik, krijg ik steeds één informatie, één enkele strip, de strip die alfabetisch op de eerste plaats staat.

Ik heb alle mogelijkheden geprobeerd qua criteria, maar hier loop ik vast.

Hoe komt dat toch ?

[RPG]

Ik heb de instructies gevolgd, kopie gemaakt en query gemaakt na sql.

Ik neem aan dat je nu een kopie gemaakt hebt van je databasedocument want daar staan je gegevens in zolang je met een embedded database werkt. We lezen regelmatig op het forum dat mensen al hun ingetypte gegevens kwijt geraakt zijn.

Is je functie regel wel geactiveerd?

Code: Selecteer alles

menu --> Beeld --> Functies

Hier kun je groeperen en maximum aan klikken.
Wanneer je maximum gebruikt moet je bij Alias op nieuw een naam opgeven. Het mag de zelfde naam zijn of een andere naam.

Ik ben zelf ook een eenvoudige gebruiker en dat betekent dat ik ook zoek naar een oplossing.
Als ik het goed begrijp zoek je naar: de naam van een StripReeks en het hoogste nummer wat er in de reeks is.
In code is het zo"

Code: Selecteer alles

SELECT "StripreeksNaam", MAX( "StripalbumNummer" ) AS "StripalbumNummer" FROM "Stripverzameling" GROUP BY "StripreeksNaam"

Ik hoop dat het bovenstaande klopt.

Het is gemakkelijk om daar een query van op te slaan met de naam: StripHoog
Ga nu opnieuw een query maken selecteer:
De tabel waar alles in staat en de eerder gemaakte query StripHoog. Zorg dat de venstertjes waar de namen in staan voldoende groot zijn om de namen te lezen. Trek een lijntje naar de twee namen die gelijk moeten zijn.
StripReeksnaam en StripAlbumNummer moet gelijk. Als je in de query andere namen hebt gekregen moeten je even de goede namen zoeken.

Ik krijg dan de volgende query:

Code: Selecteer alles

SELECT "Stripverzameling".* 
FROM "Stripverzameling", "StripHoog" 
WHERE 
    "Stripverzameling"."StripreeksNaam" = "StripHoog"."StripreeksNaam"
     AND 
  "Stripverzameling"."StripalbumNummer"
     = 
    "StripHoog"."StripalbumNummer"

Uitleg van Bovenstaande query
Als het gevraagde is zoals ik tot nu toe begrijp moet er eerst gezocht worden naar de combinatie van StripreeksNaam met het bijbehorende hoogste StripalbumNummer. Dat mag moet een unieke combinatie zijn.
Daarna wordt in de hoofdtabel gezocht naar deze combinatie

[RPG]

Het is soms ook leuk om te zoeken wat er mogelijk is. De gemaakte query in dit stuk is mogelijk wel handig voor een deel van jouw wensen.
Het is wel zo dat je de namen moet aanpassen aan wat je zelf aan namen gebruikt. De namen zijn in de zelfde volgorde als eerder opgegeven. Bij het definiëren van namen is het beter om geen spaties te gebruiken. Je mag niet "Alles" en "B" veranderen. De naam "Stripverzameling" moet wel gelijk zijn aan de naam die je gebruikt.
Probeer eerst maar eens deze query aan het werkt te krijgen.

Code: Selecteer alles

select
-- Eerst alle waarden van de originele tabel
-- Deze Query werkt alleen in Native Mode  
	"Alles"."ID",
	"Alles"."Tekenaar",
	"Alles"."Schrijver",
	"Alles"."StripreeksNaam",
	"Alles"."StripalbumNaam",
	"Alles"."UitgeverijNaam",
	"Alles"."JaartalUitgaveStrip",
	"Alles"."Opmerkingen",
-- Hier komt alleen de hoogste waarde of het wordt een NULL waarde
	"B"."StripalbumNummer"  as "Hoogste"
	 from "Stripverzameling" as "Alles" 
-- Maak een tabel met de combinatie van StripReeksNaam met het hoogste nummer
left outer join 
	( SELECT 	"Uniek"."StripreeksNaam",
			max("Uniek"."StripalbumNummer")  AS "StripalbumNummer"
			FROM "Stripverzameling" as "Uniek"
				group by("Uniek"."StripreeksNaam")   
	) as "B"
on 	 "B"."StripreeksNaam"  = "Alles"."StripreeksNaam"
	and "B"."StripalbumNummer" = "Alles"."StripalbumNummer"

Wanneer de query werkt is het gemakkelijk om de tabel vanuit de gegevensbronnen in een werkblad te trekken. Het is dan ook niet moeilijk om er een autofilter in aan te brengen. Dat is een menu opdracht onder gegevens.

Het moet ook niet zo moeilijk zijn om die gegevens te kopiëren vanuit OpenOffice naar een Google Docs documenten dit kan allemaal op je computer.

Wanneer je een moderne smartphone hebt met een google account en ook Google Docs op de smartphone kun je lekker werken met je gegevens.

Je de gegevens filteren en sorteren hoe je wilt. Ook is het mogelijk om meer of minder kolommen te tonen maar dit heb ik niet geprobeerd.