OpenOffice.org

Het maken van een geregistreerde database

Het uitgangspunt
Een geregistreerde database is een voorwaarde om gemakkelijk te kunnen omgaan met grote hoeveelheden gegevens. Ik denk aan een adressenbestand. Een geregistreerde database maakt het gemakkelijk om de gegevens in andere documenten te kunnen gebruiken.

Een geregistreerde database
In de volgende posts in deze draad zal ik beschrijven hoe een geregistreerde database gemaakt kan worden. Het is belangrijk om te begrijpen dat een geregistreerde database in OpenOffice niet noodzakelijk de gegevens zelf bevat. Altijd bevat het hoe ik de gegevens kan bereiken zonder dat ik weet waar het is. De gegevens zijn ook niet altijd te bewerken, dit is afhankelijk van het programma waarin de gegevens feitelijk zijn opgeslagen.


Gegevensbronnen
Als er eenmaal een geregistreerde database is. dan is die te gebruiken in de gegevensbronnen. Het woord gegevensbron is misschien nog wel het best te begrijpen als je dat letterlijk neemt. Het vormt namelijk de bron van de gegevens voor een document in OpenOffice.org. Het is zichtbaar te maken met de knop F4 en het verdwijnt ook daarmee. Het bestaat uit meerdere delen. De gegevensbronnen bestaan uit drie delen
a) De werkbalk Tabelgegevens
b) De gegevensbronverkenner
c) De gegevens zelf


In de volgens posts in deze draad zal ik beschrijven hoe een geregistreerde database gemaakt kan worden.

Vormen van geregistreerde database
a) Een embedded database
b) Een niet-embedded database
c) Een database gebaseerd op een werkblad
d) Een database die een dbase-indeling heeft

Het maken van een embedded geregistreerde datbase. Het voordeel van deze vorm is dat de database gemakkelijk mee te nemen is naar een andere computer, op te sturen met email en op een USB stick te zetten.
Ook het maken is eenvoudig alles wordt geregeld door OpenOffice.org men hoeft alleen de voorkeur instellingen te volgen en het gaat goed.

Voor kleine databases kan dit goed zijn. Persoonlijk denk ik dat voor een grote database of een waardevolle database dit niet de voorkeur heeft.

Nadelen
1) Geen logging van input.
2) Grotere kans op fouten bij opslaan.

Voorzorg
Maak geregeld een backup van de database.
Zorg op geregelde tijden data de invoer weggeschreven wordt naar de database. Doe dit met speciale SQL instructies of door de database even te sluiten.

Het opzetten van een niet embedded database. Dit is beduidend moeilijker dan de embedded database. Ook is er een ruime keuze in welke database engine je kunt gebruiken. In deze tutorial wil ik alleen de HSQLDB database behandelen. Ook is het dan nog steeds de meegeleverde database. Ik denk dat degenen waarvoor de meegeleverde database onvoldoende is, mijn advies niet nodig hebben.

Ik wil hier verwijzen naar de Engelstalige site naar deze draad. Daar staat zeer gedetailleerde informatie over het zelfde onderwerp. Speciaal voor degenen die het bedrijfsmatig gebruiken lijkt het mij nuttig om daar kennis van te nemen.

Edit: Het maken van een niet embedded database wordt gemakkelijk gemaakt door een wizard die in een databasedocument zit. De wizard is geschreven door DACM. In [Wizard] Automated 'split' HSQL database support wordt veel informatie gegeven. De wizard zelf is de eerste link daar.

Edit: Ik denk dat FreeHSQLDB v.0.3 op dit moment de voorkeur heeft. Het heeft de voorkeur omdat het regelmatig is bijgwerkt. 21-12-2017

Edit: Op het Engelse forum heeft Villeroy een soort extensie gemaakt die het splitten van een embedded database gemakkelijke maakt. kijk bij FreeHSQLDB v.0.3. Als ik het goed begrijp is het hetzelfde als wat DACM gedaan heeft maar nu met macro's

Edit: Maak een backup van je database voor dat je in problemen bent

Deze tutorial wil niet vertellen wat een goede database design is maar gaat over hoe de database benaderd kan worden.
Maak een nieuwe database
Stap 1
Kies met een bestaande database verbinden. Accepteer "JDBC"

Stap 2
Opgeven van URL van gegevensbron.
Bij mij staat deze regel.
hsqldb:file:/home/romgro/Documents/opof/data/database/boeken5/boeken;default_schema=true

Het is als volg op gebouwd.
standaard : hsqldb:file:
Map naam linux: /home/romgro/Documents/opof/data/database/boeken5/
De map naam is verwijs naar de map waar de database komt/is. Bij windows moet de letter van de harde schijf er wel bij in komen. In alle gevallen is het goed om deze naam te kopiëren uit de verkenner.

Databasenaam: boeken
De databasenaam wordt steeds gebruikt als eerste deel van de naam waaraan de suffix wordt toegevoegd.
Om toegang te krijgen : ;default_schema=true


JDBC stuurprogramma klasse: org.hsqldb.jdbcDriver

Stap 3
Gebruikersnaam : sa
Wachtwoord vereist is niet aan gevinkt. Dit afhankelijk van wat de gebruiker wil.


Stap 4 Hier hoeft niet veranderd te worden. Maar kan wel.

Op twee momenten kan er getest worden. Ook moet af en toe geklikt worden op volgende.

Als op Voltooien wordt geklikt dat wordt de database op geslagen. Op geslagen wordt nu het openoffice deel. Hier voor moet opnieuw een naam en een map gekozen worden. Dit op dezelfde manier zoals een normale file opgeslagen wordt. Deze file kan opgeslagen worden in de zelfde map als de database maar ook op een andere plaats.

Het resultaat is nu, er zijn files die de gegevens van de database bevatten en er is een enkele file die de formulieren, rapporten en queries bevat.

Klasse
In geval er gevraagd wordt naar de HSQLDB klasse dan moet dat ingesteld worden onder
--> menu --> tools -> option
Onder java en klikken op klassepad.
De gewenste file is meestal : hsqldb.jar
Deze bevindt zich ergens in de map waar OOo is in mijn geval.
????/program/classes/hsqldb.jar

Autovalue
Een andere probleem kan zijn de autovalue.
Dit moet ingesteld worden als de database werkt maar beter voordat er tabellen gemaakt zijn.
menu --> bewerken --> geavanceerde opties

Op tabblad gegenereerde waarden.
Activeer gegenereerde waarden ophalen
Vulin in het vak Instructieautomatisch ophogen : identity

Een geregistreerde database met een werkblad als basis

Het is altijd raadzaam om eerst een kopie van de gegevens te maken voordat er onbekende dingen gedaan worden zoals nu.

Van een spreadsheet is eenvoudig een geregistreerde database te maken. Het maakt ook niet uit of het in een excell formaat is opgeslagen. Wel moeten alle aangeroepen functies in het werkblad door OpenOffice.org uitgevoerd kunnen worden.


Stap 1 : Maak een nieuwe database
menu --> bestand -->nieuw --> database
Je moet dan kiezen voor: Met een bestaande database verbinden.
Kies in dat deel een : Werkblad
klik volgende

Stap2 : Kies gegevens bestand
In het volgende tabblad moet je het werkblad bestand selecteren waarin jouw adressen zich bevinden.
Kies volgende

stap3: Laten registreren
kies voor:
De database moet geregistreerd worden.
Open de database voor bewerking
kies voltooien

Stap4 : Naam voor database
Er opent zich nu een venster waar in je een naam moet opgeven en de plaats selecteren voor de nieuwe database.
Kies een beetje handige naam en klik op opslaan.

Als je alles gekozen heb en het goed verloopt heb je nu een open venster met een tabel genaamd blad1. Het kan ook een andere naam zijn. Als je erop kilik moet er een lijst met namen zien.

Je heb nu twee bestanden die je ook beide moet bewaren.
a) De net aangemaakte database
b) De werkbladen met de adressen. (Die staan en blijven staan in het werkblad)

Als je de adressen wilt veranderen moet je ze ook in het spreadsheet veranderen. Een database gebaseerd op een werkblad heeft maar weinig functie. De beschrijving kun je hier vinden.

Een dBase database Registreren
Het maken van een database voor een dBase bestand is niet moeilijk.
a) menu --> Bestand --Nieuw --> Database

Eerste tabblad
Er opent zich dan een keuze menu.
Kies dan :Verbindt aan een bestaande database.
kies in de keuze lijst :dBase
kies volgende

Tweede tabblad
Op het nieuwe tabblad krijg je de gelegenheid om de map te zoek waar de database is. En letop je zoekt de map en niet een file. Dit geld ook als je nog geen database hebt.

Derde tabblad
In principe kun je alles ongewijzig laten.

Kies nu afsluiten


Nu opent zich een venster wat dient om de zojuiste gemaakte file te bewaren. Dit mag in de map met de database maar ook ergens anders.

De zojuist gemaakte file bevat niet de tabellen maar de formulieren en queries.
De ingebouwde dBase engine is niet geweldig krachtig maar je kunt er wat mee doen.
Voor instructie zie hier

Een Database registratie maken of bewerken

Menu --Extra --> Option

In het popup die dan geopend wordt.
a) OpenOffice Base uitbreiden door te klikken op het synbool voor deze naam.
b) Op het woord database klikken.
c) Als de database nog niet in de lijst staat dan Op nieuw klikken.


In de nieuwe popup
Hier in moet het database document op gezocht worden in het syteem en daarna geselecteerd worden.

Als tweede stap moet er een zinvolle naam gegeven worden. Gebruik de zelfde naam indien het opnieuw registreren is van een database en deze naam al vaak gebruikt wordt.

Romke